Został zaakceptowany projekt ustawy dotyczący przechowywania akt kadrowo-płacowych. Do tej pory wynosił on 50 lat natomiast teraz będzie on skrócony do 10 lat, jest on jednym z elementów zawartych w projekcie 100-tu zmian dla firm.
Projekt ten jest na pewno dobry dla pracodawców jednak z patrząc z drugiej strony jest to niekorzystny zapis dla pracowników, gdyż może to utrudnić im dochodzenie roszczeń. Wcześniej wspomniana zmiana jednak nie dotyczy wszystkich dokumentów, tj:
- 10 lat trzeba trzymać tylko akta dotyczące ubezpieczeń społecznych oraz rozwiązań umów,
- kwestionariusze osobowe przechowywane będą jedynie przez cały okres pracy pracownika,
- reszta dokumentów przez pięć lat.
Są to trzy okresy trzymania dokumentacji pracowniczej pierwszy- zerowy, drugi – 5-letni, trzeci – 10 lat.
„Wiceminister rozwoju Mariusz Haładyj mówił, że skrócenie okresu przechowywania przez pracodawców akt pracowniczych to jeden z trzech ostatnich projektów z pakietu 100 zmian dla firm, które czekają jeszcze na uchwalenie. Pozostałe to: sukcesja firm jednoosobowych, czyli zachowanie potencjału i umożliwienie funkcjonowania przedsiębiorstwa po śmierci jego właściciela oraz nowa forma działalności gospodarczej – prosta spółka akcyjna.”
Pracodawca musi utworzyć dla każdego pracownika teczkę personalną i gromadzić właśnie tam wszystkie potrzebne dokumenty. Jakie dokumenty powinny się tam znajdować? Oczywiście nie może tam zabraknąć:
- dokumentów związanych z momentem ubiegania się o pracę u pracodawcy,
- dokumentów dotyczących stosunku pracy jak również opisu przebiegu zatrudnienia,
- dokumentów związanych z ustaniem stosunku pracy.
Nikt nad tym się nigdy nie zastanawiał jednak właśnie z takim trzymaniem dokumentacji pracowniczej wiążą się koszta, obecnie jest to oszacowane na 130 mln rocznie. Przechowywanie takiej dokumentacji nie dotyczy tylko Polaków ale również zagranicznych inwestorów , którzy zatrudniają w Polsce.
Kolejnym pomysłem jest również wprowadzenie przechowywania takiej dokumentacji w wersji elektronicznej oraz ograniczenie ilości przechowywanych dokumentów jednak to są na razie jedynie pomysły na przyszłość. To właśnie taki pomysł uprości życie pracodawców i nada on moc prawną również dokumentom elektronicznym. Oczywiście można również przechowywać akta pracownicze w wersji elektronicznej jednak mają one wtedy jedynie charakter pomocniczy.
Zmiana ta wchodzi w życie z początkiem przyszłego roku, tj. 1 stycznia 2018.
