Pracownik powinien dokonać rozliczenia podróży służbowej w terminie 14 dni od jej zakończenia. Powinien przekazać pracodawcy dokumenty potwierdzające poszczególne wydatki oraz oświadczenia zawierające informacje mające wpływ na prawo do poszczególnych świadczeń z tytułu podróży służbowej oraz ich wysokość.
Przy braku szczególnych okoliczności, takich jak np. wypadek czy choroba pracownika, niedotrzymanie 14-dniowego terminu na złożenie dokumentów stanowi naruszenie obowiązków pracowniczych. Może zatem pociągać za sobą odpowiedzialność porządkową zatrudnionej osoby. Może to być związane z karą upomnienia lub nagany (art. 108 kodeksu pracy).
